Solicitações de Pagamentos - SP-e
A Solicitação de Pagamento Eletrônico (SP-e) é o documento adequado para solicitação de pagamentos. Ele deve ser acessado pelo Portal FFM (www.ffm.br > SCOL > Financeiro > Solicitação de Pagamento Eletrônico), ter todos os seus campos preenchidos e ser assinado por um dos responsáveis pelo Centro de Gerenciamento (CG).
Todos os documentos relativos aos CGs Operacionais (recursos SUS, Saúde Suplementar e Particulares) e às contas ligadas aos Laboratórios de Investigação Médica (LIMs) e a Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (FMUSP), deverão conter a aprovação de suas respectivas Diretorias Executivas (DIREX), antes de serem encaminhadas à FFM.
A aprovação da DIREX, nos casos de contas operacionais, deverá estar, preferencialmente, no próprio documento.
As cotações, Notas Fiscais e outros documentos eventualmente necessários, devem ser anexados ao formulário, para a composição do processo.
A orientação para o preenchimento adequado das "Solicitações de Pagamento”, considerando os vários tipos de pedidos de pagamento, estão no Manual da Solicitação de Pagamento Eletrônico (SP-e) no botão Ajuda do SCOL.
Para acessar a SP-e, o caminho é pelo Portal FFM (www.ffm.br > SCOL > Financeiro > Solicitação de Pagamento Eletrônico):
- Pagamento por compra de produto a Empresas Fornecedoras de Materiais;
- Pagamento por prestação de serviço à Pessoa Jurídica (empresa);
- Pagamento por prestação de serviço à Pessoa Física (autônomo) - Diretriz Institucional 02/2024;
- Adiantamento;
- Fundo fixo;
- Auxílios - Passagens aéreas, diárias e inscrições - Regulamento de Diárias e Passagens.
Observações:
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Para os Centros de Gerenciamento (CG) Operacionais
- Todos os documentos relativos aos CGs Operacionais (recursos SUS, Saúde Suplementar e Particulares) e às contas ligadas aos Laboratórios de Investigação Médica – LIM’s e a FMUSP, devem conter a aprovação de suas respectivas Diretorias Executivas (DIREX), preferencialmente no próprio documento, antes de serem encaminhados à FFM;
- Antes de efetuar a aquisição de bens e serviços, o CG deverá observar a existência de saldo positivo no CG ou Instituto ao qual pertence, para a cobertura da despesa.
- As cotações, Notas Fiscais e outros documentos eventualmente necessários, devem ser anexados ao formulário da SP-e, para a composição do processo;
- Cumprimento das decisões do Conselho Curador da FFM e do Conselho Deliberativo do HCFMUSP, respectivamente em reuniões de 15/06/2004 e de 22/06/2004, quanto ao limite de aquisição de bens e serviços diretamente pelos Centros de Gerenciamento e quanto a exigência de 03 (três) cotações:
- Até 01 (um) salário-mínimo vigente: aquisição livre;
- De 01 (um) salário-mínimo vigente até R$ 8.000,00 (oito mil reais): obrigatoriedade de juntar 03 (três) cotações na SP-e, conforme Diretriz Institucional 01/2025;
- Acima de R$ 8.000,00 (oito mil reais) aquisição obrigatória pelo Departamento de Suprimentos FFM.
- Exigência da aplicação da Isenção de 18% (dezoito por cento) do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), usufruída pela FFM, nas compras de medicamentos, aparelhos, máquinas, materiais de consumo e outros, conforme Diretriz Institucional 03/2024;
- Cumprimento do envio tempestivo das Notas Fiscais de Venda e de Serviços, para a escrituração fiscal nesta FFM - Diretriz Institucional 04/2024;
- Pagamento de Produtividade e de Honorários Médicos no atendimento de Pacientes Particulares e Saúde Suplementar, deve ocorrer após faturamento recebido. É realizado mediante solicitação ao Departamento de Gestão de Pessoas FFM quando o Profissional médico possuir vínculo empregatício (Colaborador FFM) e por Solicitação de Pagamento Eletrônico (SP-e), quando o Profissional médico não possuir vínculo empregatício, mediante emissão de nota fiscal de serviços;
- Regras para pagamento por prestação de serviço à Pessoa Física (autônomo), conforme Diretriz institucional 02/2024;
- O pedido de Adiantamento é efetuado pelo CG por SP-e:
- O valor e o beneficiário do Adiantamento, limitado a R$ 8.000,00 (oito mil reais) atualmente, são definidos pelo CG.
- O adiantamento é destinado exclusivamente para aquisição de bem ou serviço, mediante emissão de nota fiscal de pessoa jurídica, com pagamento à vista, quando este não puder ser faturado contra a FFM para pagamento futuro.
- O beneficiário do adiantamento assina um Termo de Responsabilidade quanto ao valor concedido, como também com relação à prestação de contas. Para que o prazo de prestação de contas possa ser atendido, os adiantamentos somente são concedidos até o dia 20 (vinte) de cada mês. Não poderão ser concedidos novos adiantamentos enquanto houver prestação de contas ainda pendente.
- Não podem ser efetuados faturamentos a prazo de qualquer espécie, despesas com artigos ornamentais, compra de flores, reembolso de compras no exterior, pagamentos de contas de água, gás, telefone, luz, pagamentos de prestadores de serviços Pessoas Físicas e Contratos.
- Os comprovantes de pagamento devem conter a(s) justificativa(s) do(s) gasto(s) discriminado(s), preferencialmente no verso ou em folha própria, anexa ao comprovante da despesa.
- Os comprovantes de pagamento com data anterior ao do adiantamento concedido, não terão validade.
- Os comprovantes de pagamento precisam ser emitidos em nome da FFM, devendo estar quitados e assinados pelo responsável da conta CG junto a FFM.
Dados cadastrais da FFM
- Fundação Faculdade de Medicina
- CNPJ: 56.577.059/0001-00
- Inscrição Estadual: 112.495.960.114
- Inscrição Municipal: 9.365.885-0
- Endereço: Av. Rebouças, 381 – Jardim Paulista - SP/SP - CEP 05401-000
A prestação de contas do Adiantamento deve ser entregue à FFM, junto ao Setor de Contas a Pagar, impreterivelmente até 27º (vigésimo sétimo) dia corrido do mesmo mês em que foi concedido o adiantamento, em comprovantes fiscais ou em comprovante de depósito bancário.
Os valores não utilizados devem ser creditados na conta bancária da FFM até o último dia útil do mês da concessão do adiantamento.
O comprovante do depósito é parte integrante da prestação de contas do adiantamento.
Dados bancários da FFM para realização de depósito ou PIX (agência e conta)
- Fundação Faculdade de Medicina
- CNPJ: 56.577.059/0001-00
- Banco: 033 – Banco Santander S.A.
- Agência: 0201 – Consolação
- Conta Corrente: 13.003231-0
Os comprovantes em desacordo não serão aceitos pela FFM, e o numerário correspondente deve ser depositado em conta corrente FFM junto ao Santander, sendo necessário o encaminhamento do comprovante de depósito para o encerramento da prestação de contas.
Mais informações poderão ser obtidas junto ao Setor de Contas a Pagar - telefone: 3016-4967, ou endereço eletrônico: contasapagar@ffm.br.
O Fundo Fixo é uma quantia disponibilizada mensalmente, para atender pequenas despesas necessárias no desempenho das atividades dos Centros de Gerenciamento (CG). O valor do fundo fixo é estipulado, caso a caso, conforme as necessidades do respectivo CG, e, a necessária disponibilidade de saldo positivo no CG ou Instituto.
Para a abertura do Fundo Fixo
- O Responsável pelo CG envia um ofício dirigido à Diretoria Financeira da FFM, com o valor pleiteado devidamente justificado;
- O Responsável pelo CG e também pelo respectivo fundo fixo, assina o “Termo de Responsabilidade”, fornecido pela FFM, quando do primeiro adiantamento. Ele pode nomear um corresponsável na movimentação das reposições e emissão das Solicitações de Pagamento, porém, sempre com a sua anuência.
Regras de utilização do Fundo Fixo
- Todas as despesas realizadas devem ser justificadas e comprovadas através de comprovantes fiscais / legais quitados. Exceção: transportes públicos (ônibus e metrô). Estas despesas podem ser comprovadas em folha individual, discriminando o tipo da despesa, valor, percurso e justificativa;
- A justificativa pode ser anotada no verso do comprovante ou, ainda em folha própria, sempre acompanhada do comprovante. Despesas com táxi devem ter o trajeto discriminado, preferencialmente no verso do Recibo emitido pelo taxista;
- O valor de cada despesa do fundo fixo não pode ultrapassar individualmente o valor de R$ 200,00 (duzentos reais).
Para comprovantes de pagamento nominais à FFM
Dados cadastrais da FFM
- Fundação Faculdade de Medicina
- CNPJ: 56.577.059/0001-00
- Inscrição Estadual - 112.495.960.114
- Inscrição Municipal – 9.365.885-0
- Endereço: Av. Rebouças, 381 – Jardim Paulista - SP/SP - CEP 05401-000
O fundo fixo pode ser auditado a qualquer momento pela FFM, sem prévio aviso.
Regras para as reposições do Fundo Fixo
- Não devem ultrapassar o valor estipulado na abertura do fundo fixo;
- São efetuadas por Solicitação de Pagamento e devem ser solicitadas dentro do próprio mês, até o 27º (vigésimo sétimo) dia corrido do mês em que as despesas foram realizadas;
- Os comprovantes devem estar datados do mesmo mês ao da reposição, de acordo com exigência fiscal do Município e do Estado de São Paulo. Por exemplo: Os comprovantes de despesas do mês de janeiro devem ser encaminhados à FFM até o 27º (vigésimo sétimo) dia corrido do mês de janeiro para a prestação de contas e reposição do fundo fixo;
- Todos os comprovantes de pagamento devem ser anexados à Solicitação de Pagamento e estarem assinados pelo responsável pelo CG;
- As reposições somente são liberadas após a prestação de contas das despesas realizadas anteriormente.
Regras para Alteração de valor do Fundo Fixo
- Eventual aumento ou redução do valor do fundo fixo deve ser solicitado e justificado formalmente à FFM, pelo Responsável pelo CG, por ofício endereçado à Diretoria Financeira.
- Uma vez aprovada a alteração de valor do fundo fixo, obrigatoriamente deve ser finalizada a prestação de contas do adiantamento original. A prestação de contas deve ser efetuada por meio de ofício, especificando a eventual quantia devolvida em comprovante de depósito bancário.
Dados bancários da FFM para realização de depósito ou PIX (agência e conta)
- Fundação Faculdade de Medicina
- CNPJ: 56.577.059/0001-00
- Banco: 033 – Banco Santander S.A.
- Agência: 0201 – Consolação
- Conta Corrente: 13.003231-0
Despesas não aceitas para movimentação de Fundo Fixo
- Faturamentos a prazo de qualquer espécie;
- Despesas com artigos ornamentais e flores em geral;
- Reembolso de compras no exterior;
- Pagamentos de prestadores de serviços e contratos em geral;
- Pagamentos de contas de água, gás, luz e telefone;
Mais informações poderão ser obtidas junto ao Setor de Contas a Pagar - telefone: 3016-4967, ou endereço eletrônico: contasapagar@ffm.br.
- Dever ser efetuadas por Solicitação de Pagamento e solicitadas dentro do próprio mês, até o 27º (vigésimo sétimo) dia corrido do mês em que as despesas foram realizadas;
- Os comprovantes devem estar datados do mesmo mês ao da reposição, de acordo com exigência fiscal do Município e do Estado de São Paulo. Por exemplo: Os comprovantes de despesas do mês 01 (um) devem ser encaminhados à FFM até o 27º (vigésimo sétimo) dia corrido do mês 01 (um);
- As despesas devem estar comprovadamente quitadas;
- Todos os comprovantes de pagamento devem ser anexados à Solicitação de Pagamento e estar assinados pelo responsável pelo CG.
Despesas não aceitas para movimentação de Reembolsos
- Faturamentos a prazo de qualquer espécie;
- Despesas com artigos ornamentais e flores em geral;
- Reembolso de compras no exterior;
- Pagamentos de prestadores de serviços e contratos em geral;
- Pagamentos de contas de água, gás, luz e telefone.
Mais informações poderão ser obtidas junto ao Setor de Contas a Pagar - telefone: 3016-4967, ou endereço eletrônico: contasapagar@ffm.br.
O prazo para a efetivação dos pagamentos é de 04 (quatro) dias úteis, a contar da data de entrada dos documentos de pagamento na FFM.
Conforme normas estabelecidas pelo Conselho Deliberativo do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo, aprovadas em fevereiro de 2002, a realização de gastos pelas áreas está condicionada à existência de saldo positivo ou verba destinada de um Fundo Institucional ligado ao Conselho Deliberativo e Superintendência do HCFMUSP (quando se referir aos Institutos) ou, no caso do Instituto Central do HCFMUSP, ao Conselho Diretor.
Existem basicamente duas formas de pagamento a combinar com o fornecedor:
- Depósito em conta corrente do beneficiário;
- Boleto bancário (ficha de compensação).
O pagamento junto ao fornecedor de produtos ou serviços deve ser efetuado, prioritariamente, por meio de depósito em conta corrente.
Entretanto, se o fornecedor só trabalhar com boleto bancário, deve ser proposto um dilatamento suficiente no prazo de pagamento, pois a FFM necessita de, no mínimo, 4 (quatro) dias úteis de antecedência ao vencimento da Nota Fiscal para o processamento do pagamento, podendo gerar multa e juros, sujeitos à responsabilização do responsável pelo Centro de Gerenciamento (CG). Esse prazo começa a contar após o recebimento da Solicitação de Pagamento Eletrônico (SP-e) e Nota Fiscal na FFM.
O boleto com prazo de pagamento vencido, obriga a FFM a procurar o fornecedor para reemissão do boleto e renegociação, e, eventualmente, um boleto não quitado poderá acarretar a cobrança de multa e juros, além do risco de envio ao Cartório de protesto, trazendo graves consequências à FFM, tais como suspensão no fornecimento de qualquer material junto ao Hospital das Clínicas da FMUSP e outros Conveniados.
As Solicitações de Pagamento deverão ser entregues nos seguintes locais:
- Protocolo da FFM: Av. Dr. Arnaldo, 455 – Térreo – Prédio da Administração da FMUSP (Aquário) - Telefones: 3089-0250 | 3089-0251;
- Expediente da FFM: Av. Rebouças, 381 – Edifício Cláudia - Telefone 3016-4901 | 3016-4902.
Conforme estabelecido em julgados e orientações dos Órgãos de Controle, são vedados, em qualquer hipótese, gastos suportados com recursos públicos com:
1) Bebidas alcoólicas;
2) Festas e comemorações em geral;
3) Viagens que não sejam em classe econômica/turística;
4) Hotéis de categorias privilegiadas;
5) Artigos de vestuário e uso pessoal;
6) Artigos de luxo em geral;
7) Artigos ornamentais/flores.
Observação: A FFM informa que a presente lista de vedações é exemplificativa, devendo o responsável pelo Centro de Gerenciamento (CG) observar as demais políticas, regramentos e legislação aplicada ao Projeto no qual seja responsável.